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Un plan de comunicación es una hoja de ruta donde se plasma la forma en la que una empresa va a comunicarse con su público y cuándo.
En él se establecen de forma clara los objetivos de comunicación que se quieren alcanzar. Además, facilita un orden de las tareas y acciones que se realizarán.
¿Qué es un plan de comunicación?
La comunicación entre una empresa y sus clientes tiene como objetivo principal el informar sobre los productos o servicios que ésta oferta y las características y beneficios de los mismos.
Para ello, debemos definir la línea de comunicación que va a seguir tu marca o empresa y comunicársela a todos los departamentos de ésta.
Existen dos tipos de plan de comunicación según el público al que va dirigido. Estos pueden ser internos o externos:
. Plan de comunicación interna
Se dirige a los empleados. Se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los trabajadores de una empresa. El objetivo es generar un buen clima laboral y mejorar la relación empresa-empleado.
. Plan de comunicación externa
Se dirige al público objetivo. Su objetivo es mejorar la imagen de la marca. Está vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés. Estos pueden ser accionistas, proveedores, consumidores o la audiencia en general.
Por otro lado, una buena comunicación interna favorece indirectamente la consecución de los objetivos de la comunicación externa. Los empleados son los mejores prescriptores de una marca.
"Tu mejor cliente tu empleado, tu mejor vendedor tu cliente"
La comunicación de la marca hacia el exterior sigue este mismo esquema para conseguir que tu imagen atraiga y fidelice a tu cliente. Por eso, según el canal por el que una empresa desarrolla su estrategia de comunicación, se pueden dividir en dos grupos:
- Plan de comunicación online
Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios digitales como la página web de la empresa, el blog corporativo, las redes sociales, el correo electrónico, la publicidad digital, etc.
- Plan de comunicación offline
Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, etc.
Ambos planes no son incompatibles, sino complementarios
¿Para qué sirve un plan de comunicación?
Un plan de comunicación sirve para planificar los recursos de tu empresa de manera ordenada y estratégica, optimizando tanto los recursos materiales como los humanos, por tanto es crucial para unificar el mensaje de tu marca.
Tanto los empleados como el público objetivo conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de esta, y evitarás confusiones por ambas partes
También es útil si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a cabo.
Gracias a un buen plan de comunicación empresarial todas las personas que trabajen en tu empresa dispondrán de una brújula que les ayudará a saber qué camino tomar para alcanzar los objetivos de tu marca.
¿Por qué es importante el plan de comunicación?
La elaboración de un plan de comunicación empresarial interno y/o externo tiene múltiples beneficios.
Beneficios de tener un buen plan de comunicación
• Fortalecer la imagen de marca de la empresa debido a que trabajando la imagen desde dentro, será más fácil proyectar una buena imagen hacia fuera.
• Trabajar la estrategia empresarial porque un plan de comunicación no sólo es externo, sino también interno, y se debe conseguir que exista una cohesión entre los objetivos del equipo directivo y los empleados de los diferentes departamentos de tu empresa.
• Identificar el talento y potencial de cada miembro del equipo humano de tu empresa.
• Analizar en equipo la estrategia de la empresa, mejorando la consecución de los objetivos empresariales al compartir información e ideas.
• Aumentar la fidelización hacia la marca, ya que, con el mensaje adecuado, tus clientes conectarán con tu empresa y se verán identificados por su filosofía.
• Permite tomar decisiones rápidas y acertadas, puesto que tu empresa tendrá un plan bien trazado y todos los componentes de ésta lo conocerán.
• Incrementar la cuota de mercado. Si defines qué producto o servicio vender, qué mensaje utilizar y qué canal de comunicación usar, tus campañas llegarán a los clientes que de verdad estén interesados.
• Ayuda a conocer cómo comunicar la información de forma efectiva.
• Establece pautas a corto, medio y largo plazo para mejorar la imagen de tu empresa y tener un mensaje homogéneo y que represente a su filosofía.
• Te ayuda a conocer qué recursos son necesarios para cada acción, reduciendo así los costes de tu empresa.
• El proceso de planificación te permite definir tu audiencia y consumidores y a qué público estás intentando alcanzar.
• Evaluar y mejorar la eficacia de las estrategias a la hora de conseguir los objetivos establecidos.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación en la empresa?
Cuando hablamos de elaborar un plan de comunicación para la empresa no se trata de redactar un documento cerrado, sino que debemos entenderlo como una herramienta en continúa revisión, flexible, que tendremos que poner en práctica.
Se trata de reflexionar bien dónde estamos, qué queremos conseguir y mediante qué acciones vamos hacerlo y para ello nada mejor que seguir un esquema:
1. Análisis inicial: DAFO
Para realizar este diagnóstico será de gran ayuda elaborar un DAFO, mediante el cual analizaremos nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.
- Debilidades
¿qué limitaciones / carencias/ aspecto negativos tenemos?
- Fortalezas
¿en qué factores destacamos frente a nuestra competencia y nuestro mercado?
Este análisis del entorno nos ayuda a diagnosticar en qué momento está nuestra empresa, nuestra competencia y qué aspectos pueden estar afectando a nuestra estrategia empresarial. Cuanto mejor identificamos estos factores, nuestro análisis será más exhaustivo y podremos elaborar una comunicación estratégica más acertada.
- Amenazas
Son aquellos aspectos que no dependen de nosotros o de nuestra empresa (mercado, bolsa, política, etc.), pero sin embargo, están afectando negativamente. Reconocerlas nos permite afrontarlas.
- Oportunidades
Son aquellos aspectos externos (mercado, bolsa, política, etc.). que afectan de manera positiva a nuestra empresa. Conocerlas nos permite explotarlas.
Esta herramienta será aplicable en nuestro Plan de social media marketing , pero también será válida para aplicarla en nuestro plan de comunicación.
Sin este análisis, va a ser complicado definir nuestra estrategia comunicativa.
2. Definición de objetivos (SMART)
Definir lo que queremos conseguir será fundamental en nuestro plan de comunicación. Por tanto, debemos de prestar especial atención a la hora de definirlos.
Si identificamos objetivos nada realistas nuestro plan no servirá de nada. Tener claro los objetivos será el primer paso para el éxito.
Los objetivos de nuestro plan deberán de ser SMART (acrónimo de 5 palabras)
- Specific (Específico)
- Measurable (Medible)
- Achievable (Alcanzable)
- Relevant (Relevante)
- Time-bound (Limitado en el tiempo)
A su vez, existen 2 tipos de objetivos:
-Objetivos cuantitativos: Son objetivos medibles y se expresar en cifras.
-Objetivos cualitativos: Son objetivos relacionados con metas generales e intangibles. Son objetivos fijados por la empresa para un mejor posicionamiento e imagen de marca.
3. Análisis del público objetivo
Cuanto mejor conozcamos a nuestro público más efectiva será la estrategia que pongamos en marcha en nuestro plan de comunicación.
Este conjunto de personas con características comunes serán a las que vamos a dirigir nuestras acciones de comunicación.
A la hora de identificar a nuestro público debemos tener en cuenta una serie de criterios: sociodemográficos (sexo, edad, nivel de estudios), socioeconómicos, etc.
Esta segmentación nos ayudará a definir a nuestro buyer persona, o cliente ideal. Todos estos datos de nuestro buyer persona nos ayudará a realizar la estrategia de comunicación atendiendo a unas necesidades concretas.
4. Mensaje
Una vez identificado a nuestro público objetivo tenemos que tener claro cuál va a ser el mensaje que queremos hacer llegar a este público.
Si no somos capaces de explicar brevemente a nuestro público objetivo cuál es nuestro mensaje, nuestra estrategia no tendrá sentido.
No podemos transmitir mensajes complicados, difíciles de entender.
5. Plan de comunicación interna
Nuestro plan de comunicación ideal deberá tener también un plan de comunicación interna.
Se trata de la herramienta que favorece el traspaso de conocimiento e información entre todas las personas que trabajan en una misma empresa.
Aunque en las empresas o entidades en numerosas ocasiones a la comunicación interna no se le otorga la importancia que merece, será fundamental para una estrategia comunicativa adecuada.
Muchas empresas no comunican correctamente a sus equipos cuáles son las prioridades estratégicas a medio y largo plazo.
Si no comunicamos internamente, la comunicación externa no va a funcionar, lo que se traduce en pérdida de tiempo y dinero.
La gran olvidada, la comunicación interna, hoy en día, está resurgiendo mediante el fenómeno de los embajadores de marca.
Se trata de fomentar estrategias entre personas que trabajan en la entidad o empresas encaminadas a fomentar el orgullo de pertenencia y fidelización.
Si te sientes parte importante de una empresa o proyecto lo vas a comunicar en el exterior.
Pero para poder llegar a tener embajadores de marca, trabajar estas estrategias internamente será fundamental.
Para comunicarnos internamente disponemos de multitud de herramientas y canales.
Otra fórmula con la que está resurgiendo la importancia de la comunicación interna son las redes sociales corporativas.
6. Plan de comunicación externa
En este plan definimos el conjunto de acciones comunicativas dirigidas a nuestra audiencia.
Además se define las relaciones con agentes externos (Relaciones Públicas).
En el plan de comunicación externa recogeremos también de la todas aquellas acciones relacionados con los medios de comunicación (notas de prensa, desayunos con periodistas, ruedas de prensa, entrevistas, publicidad en medios de comunicación, etc. )
Dentro de la comunicación externa diferenciaremos a su vez la comunicación digital o comunicación online y la comunicación offline.
- Plan de comunicación online
Son todas las acciones que vamos a poner en marcha en los medios digitales:
• Web
• Blog corporativo
• Publicidad digital
• Redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn, etc)
• Newsletter...
- Plan de comunicación offline
Son todas las acciones que vamos a poner en marcha a través de medios tradicionales:
• Plan de comunicación de medios: entrevistas, notas de prensa, ruedas de prensa, etc.
• Publicidad en medios tradicionales (prensa, radio, televisión, revistas especializadas)
• Comunicación corporativa: tarjetas de visita, folletos, etc.
• Eventos: Congresos, jornadas, comidas, contratación de influencers…
La prevención en caso de situaciones de crisis será un factor clave para poder hacer frente y minimizar sus efectos.
Para elaborar este plan de comunicación de crisis:
- Primero identificaremos posibles alertas que puedan surgir.
- Después elaboraremos el protocolo de actuación para cada una de las alertas.
7. Plan de acción
Se trata de la parte táctica del plan de comunicación, en la que fijamos acciones para conseguir los objetivos fijados y establecer el calendario.
En este plan de acción tendremos que tener en cuenta:
- El responsable de cada acción
- Las fechas de ejecución
- Los recursos: personales, económicos y/o materiales.
Antes de realizar el cronograma o calendario de comunicación, debemos identificar qué tipo de acciones comunicativas vamos a poner en marcha y cuáles vamos a fortalecer o priorizar.
1. Acciones con medios de comunicación.
2. Acciones de marketing y publicidad.
3. Acciones de relaciones públicas
4. Acciones de comunicación online
En este timing o calendario vamos a definir el momento de inicio y finalización de cada acción.
8. Presupuesto
En el plan de comunicación en la empresa será necesario conocer con exactitud los recursos con los que contamos y cuánto vamos a invertir en cada acción ( eventos, publicidad, herramientas, recursos humanos y profesionales).
9. Seguimiento, medición y evaluación
Es el momento de realizar el análisis de los resultados de nuestro plan de comunicación.
Si no queremos perder tiempo ni dinero debemos dedicar esfuerzo a una buena medición y analítica.
Debemos establecer la periodicidad de medición de nuestras acciones y, lo más importante, después de realizar la medición y su análisis, llevar a cabo los cambios necesarios para cumplir nuestros objetivos.
Conclusión
Sea cual sea el tamaño o entidad de tu empresa o negocio, diseñar una correcta estrategia de comunicación, te ayudará a potenciar los valores de tu marca, conectando con tus clientes y aumentando tu visibilidad y reputación digital.
